Personvernerklæring

Denne personvernerklæringa gjer greie for korleis Høyanger kommune samlar inn og behandlar personopplysningar. Rådmannen er behandlingsansvarleg etter personopplysningslova.

Kva er personopplysningar?

Døme på personopplysningar er namn, kallenamn, alder, fødselsdato, fødestad, kjønn, høgde, vekt, augefarge, foto, familieforhold og sivil status. Også utdanning, seksuelle forhold, domfelling for straffbare forhold og medlemskap i fagforeining vert rekna som personopplysningar. Fleire døme er noverande og tidlegare arbeidsstadar, formue, gjeld, inntekt, bilnummer og kjøps- og betalingshistorikk. Formelle opplysningar som adresse, passnummer, personnummer, statsborgarskap, e-postadresse og telefonnummer er òg personopplysningar.

Det er ikkje berre faktaopplysningar som er personopplysningar. Vurderingar som er gjort om ein person, er og personopplysningar.

 

Korleis hentar vi inn personopplysningar?

  • Frå deg sjølv, når du kontaktar oss, eller søker om/brukar ei teneste.
  • Frå eigne tilsette, til dømes elev vurdering, diagnose frå lege.
  • Frå andre instansar. I nokre tilfelle krev dette at du samtykker i at vi kan hente inn opplysningane, i andre tilfelle er det ein lovheimel for at vi kan gjere det utan. Du skal verte informert om at vi gjer det.

Her finn du informasjon om korleis vi handterar informasjon som vert sendt inn via elektroniske skjema.

Kva brukar vi personopplysningane til?

Vi treng opplysningar om deg for å kunne behandle sakene dine på rett måte, og for å kunne gi deg tenestene du har rett på eller ønskjer frå kommunen.

 

Informasjonskapslar

Når du brukar nettstaden hoyanger.kommune.no vil det bli lagra enkelte opplysningar på datamaskina di eller mobiltelefonen i små tekstfiler, kalt informasjonskapslar (engelsk: "cookies"). Informasjonskapslar vert blant anna brukt til å gje brukarane tilgang til ulike funksjonar på nettstaden, og er ein vanleg metode for å logge kva sider brukarane besøker. Opplysningane vert brukt for å betre brukaropplevinga. 

Lagring og behandling av desse opplysningane er ikkje lovleg med mindre du er informert om det, og har gitt samtykke til, kva opplysningar som vert behandla, kva føremål med denne behandlinga er, og kven som behandlar opplysningane, jf. ekomlova § 2-7b.

Ved å gå inn og hente informasjon og/eller bruke tenester på våre nettsider, samtykker du i at det vert sett informasjonskapslar i din nettlesar - i og med at dei fleste nettlesarar er innstilt slik at dei automatisk aksepterar cookies.

Informasjon om informasjonskapslane vert vist på botnen av nettstaden i ei melding. Du kan velje å ikkje syne denne meldinga neste gong du besøker nettstaden.

For meir informasjon, sjå nettvett.no: Slik administrerer du bruken av administrasjonskapslar (cookies).

 

Bruk av søkefelt på nettsidene

Høyanger kommune lagrar informasjon om søkeord som du skriv inn i søkefeltet på nettsidene. Formålet med lagringa er å gjere informasjonstilbodet vårt betre. Det er berre søkeordet som vert lagra og det kan ikkje knytast til andre opplysningar om deg, som til dømes IP-adresse. 

Nettstatistikk

Høyanger kommune samlar inn anonymiserte opplysningar om dei som besøker nettsidene våre. Formålet er å utarbeide statistikk som vi brukar til å betre og vidareutvikle informasjonstilbodet. Døme på slike opplysningar er kor mange som har besøkt ulike sider, kor lenge besøket varte, kva nettsider brukarane kom ifrå og kva nettlesarar som var nytta.

Opplysningane vert handsama i anonymisert og aggregert form, slik at vi ikkje kan spore opplysningane tilbake til den einskilde brukar. 

Saksbehandling og arkiv

Høyanger kommune nyttar eit sak- og arkivsystem med elektronisk journalføring og elektronisk lagring av dokument. Sak- og arkivsystemet følgjer den offentlege standarden NOARK. I tillegg brukar vi andre fagsystem i dei andre tenestene som ikkje følgjer NOARK.

Det vert registrert ulike typar personopplysningar i sak- og arkivsystemet og andre fagsystem. Høyanger kommune har fullstendig oversikt over kva opplysningar som vert samla inn. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i samsvar med reglane i arkivlov, helseregisterlov og andre aktuelle lover.

Som ein del av den pålagde saksbehandlinga hentar og utleverer Høyanger kommune i nokre tilfelle opplysningar frå andre institusjonar på eige initiativ etter lovheimel (forvaltningslova §17).

Ved krav om innsyn vert personopplysningane utlevert i samsvar med personopplysningslova, helselovene, offentleglova og forvaltningslova og andre særlover. Det er utarbeida tryggleikstiltak og rutinar for system som inneheld personopplysningar, og særlege tiltak for dei systema som inneheld sensitive personopplysningar.

Høyanger kommune gjer dei offentlege journalane sine tilgjengeleg for publikum på heimesida. Ein journal er systematisk og fortløpande registrering av inngåande og utgåande dokument som vert registerert i sak- og arkivsystemet. I offentlegheitslova § 7. jf §6 fjerde ledd er det spesifisert ein del opplysningar som ikkje skal leggjast ut i ein offentleg journal. Det er berre opplysningar som vert journalført i sak- og arkivsystemet som er tilgjengeleg i offentleg journal, og ikkje journalføringar i andre fagsystem. 

E-post og telefon

Høyanger kommune nyttar e-post og telefon som ein del av det daglege arbeidet for å oppfylle kommunen sine lovpålagde oppgåver. Eventuelle personopplysningar som kjem fram i samtalar over telefon eller på e-post, vil kunne verte journalført. Desse opplysningane vert i så fall handsama som omtala over («saksbehandling og arkiv»).

Den einskile saksbehandlar er ansvarleg for å slette meldingar som ikkje er nødvendige, og minst kvart år gå gjennom og slette innhald som ikkje er nødvendig i e-postboksen. Om tilsette sluttar i jobben vert e-postkontoen sletta, men einskilde e-postar som framleis er relevant for saksbehandlinga kan verte overførte til rett lagringsplass.

Det vert ikkje sendt sensitive personopplysningar på e-post. Om ein likevel får e-post med sensitive personopplysningar vert e-posten ikkje sendt vidare, men blir tatt ut av e-postsystemet og journalført på vanleg måte.

Vi vil gjere deg merksam på at vanleg e-post ikkje er kryptert. Vi oppmodar deg derfor om å aldri sende teiepliktige, sensitive eller andre fortrulege opplysningar på e-post.

Telefonsamtalar (telefonnummer  frå og til, samt tidspunkt) vert logga i telefonsystemet vårt. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet. I tillegg vert loggen brukt som grunnlag for statistikk, til dømes for å finne døgn- eller årstidstoppane på telefonkontakt. Loggane vert sletta etter eit år. I tillegg har dei tilsette oversikt over dei siste samtalane på telefonane sine.

Elektroniske skjema

Høyanger kommune har eit sett med elektroniske skjema som er tilgjengeleg frå nettsidene. Skjemaløysinga vert drifta av ein ekstern leverandør og vi har databehandlaravtale med denne. Skjema vert overført kryptert til sak- og arkivsystemet vårt. Her finn du informasjon om korleis vi handterar opplysningar som vert sendt inn via elektroniske skjema.

Opplysningar om tilsette

Høyanger kommune behandlar personopplysningar om dei tilsette i kommunen for å kunne administrere løn og personalansvar med omsyn til personopplysningslova § 8. første ledd og § 8 a), b) eller f) samt § 9 a), b) og f). Det vert registrert nødvendige opplysningar for å kunne betale ut løn, grunndata, lønsnivå, tidsregistrering, skatteprosent og skattekommune og medlemskap i fagforeining, refusjonar og sjukefråvær. Opplysningar om namn, stilling og arbeidsområde vert rekna som offentlege opplysningar og kan verte publisert på heimesida.

Personalmapper vert lagra i sak- og arkivsystemet.

Logging i IKT-system

Høyanger kommune har vanlege sikkerheitsloggar i IKT-systema/fagsystema sine. Det er dei tilsette sin bruk av systema som vert registerert. Det vert ikkje gjeve meir informasjon om dette på grunn av tryggleiken til IKT- systema våre.

Det rettslege grunnlaget for desse loggane er krav om loggar som ein finn i personopplysningslova §§ 2-8 og 2-14, og personopplysningslova § 8 f), for a ta vare på verksemda si sikring av andre informasjonsverdiar enn personopplysningar.

Innsyn og rettar

Alle som spør har rett til grunnleggande informasjon om behandlinga av personopplysningar i ei verksemd etter personopplysningslova si § 18 1. ledd. Høyanger kommune vil sende ut oversikt over behandlingar innanfor dei ulike tenesteområda ved førespurnad.

Dei som er registrert i eit av Høyanger kommune sine IKT-system har rett til innsyn i eigne opplysningar. Vedkommande har og rett til å be om at urette, ufullstendige eller opplysningar som Høyanger kommune ikkje har lov til å behandle vert retta, sletta eller supplert. Krav frå den registrerte skal verte svart på utan kostnad og seinast innan 30 dagar. Du kan be om innsyn ved å kontakte kommunen på telefon 57 71 15 00 eller via e-post: postmottak@hoyanger.kommune.no

Kontaktinformasjon

Postadresse: Høyanger kommune, Postboks 159, 6991 Høyanger

Besøksadresse: Høyanger rådhus, August Gunnarskog gt.1, 6993 Høyanger

Telefon: 57 71 15 00

E-post: Postmottak@hoyanger.kommune.no

 

Personvernombod

Høyanger kommune har i samarbeid med ni andre kommunar i Ytre Sogn og Sunnfjord (SYS-kommunar) tilsett personvernombod. Du kan kontakte personvernombodet om du treng hjelp, eller det er noko du lurar på om kommunen sin lagring av personopplysningar eller personvern.

Personvernombod for SYS-kommunane er Carl Nyborg-Christensen. Kontaktinformasjon til personvernombodet er:

E-post: Personvernombod@sysikt.no

Telefon: 95 20 10 04

Sentrale lover

Personopplysningslova regulerer kommunen sin behandling av personopplysningar.
Offentleglova med forskrifter inneheld reglar for når eit dokument er offentleg tilgjengeleg, og når eit dokument skal unntakast offentlegheita. Høyanger  kommune praktiserer meiroffentlegheit. Det vil seie at kommunen så langt det er mogleg vel at dokument skal vere offentleg.  Dokument som er offentlege er tilgjengeleg i postjournal på heimesida.
Forvaltningslova inneheld saksbehandlingsreglar for korleis saka di vert behandla. Som part i saka har du særskilde rettar, blant anna om innsyn i saksdokumenta.
Arkivlova gir reglar for korleis arkivskapar skal behandle og oppbevare saksdokument, og reglar for avlevering til arkivinstitusjon.
Helseregisterlova inneheld reglar om korleis helseopplysningar skal behandlast, dette omfattar korleis dei vert sikra, kven som har tilgang og om dei kan utleverast til andre.